Gegevensbewaring - Beleid inzake gegevensbewaring

1. Doel

Dit beleid beschrijft de bewaartermijnen die van toepassing zijn op persoonsgegevens die via het Not/AI-platform worden verwerkt. Het is opgesteld in overeenstemming met artikel 5, lid 1, onder e), van de AVG.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op notarissen, medewerkers en andere professionals die toegang hebben tot het Not/AI-platform, alsook op persoonsgegevens in het kader van geautomatiseerde informatie-extractie (AI-functionaliteit).

3. Bewaartermijnen

A. Toegangs- en authenticatiegegevens van gebruikers

Identificatie- en toegangsgegevens: bewaard zolang het account actief is; binnen 3 maanden na deactivering verwijderd of gepseudonimiseerd.

Inloglogboeken: 6–12 maanden voor veiligheidsmonitoring, tenzij nodig voor onderzoek.

Gebruikersondersteuning: tot 12 maanden na laatste interactie, tenzij juridisch nodig.

Metadata gebruiksanalyse: enkel geanonimiseerd/gepseudonimiseerd.

B. Geautomatiseerde informatie-extractiegegevens (AI)

Werkgegevens (tijdelijk geëxtraheerde en vooraf ingevulde inhoud): alleen bewaard zolang strikt noodzakelijk voor het opstellen van de akte; daarna verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd. AI-inferentie via de Vercel AI Gateway gebeurt transient (zero data retention aan providerzijde).

Auditlogboeken en systeemrecords: 30–90 dagen, met toegangscontrole en automatische verwijdering.

Training van externe LLM’s: niet van toepassing. Via de Vercel AI Gateway geldt zero data retention: prompts/outputs worden niet bewaard of gebruikt voor training.

NOT/AI zelf hanteert geen interne systeemverbetering op basis van de data van de kantooromgevingen.

4. Controle en toezicht

Bewaartermijnen worden regelmatig gecontroleerd. Na afloop worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd. Betrokkenen worden geïnformeerd over hun rechten (art. 13–14 AVG).

5. Contact

DPO: De heer Verdonck Christophe, Zwanenstraat 33, 2560 Nijlen, privacy@not-ai.be, +32 479/37.69.99

Versie: 10/10/2026